ULTIMATE-Option · revDSG / DSGVO
Steuern Sie den Datenschutz Ihrer Agentur, ohne Ihre Historie zu verlieren
Verarbeitungsverzeichnis, Auskunftsbegehren, Zugriffsjournal, Pseudonymisierung und versiegelter Tresor: das DPO-Dashboard von ULTIMATE macht aus den Pflichten des revDSG einfache, kontrollierte und nachvollziehbare Handgriffe.
Warum eine eigene Option?
Das revDSG verlangt Nachweise, keine Absichten
Eine Personalvermittlung bewahrt personenbezogene Daten von Tausenden von Kandidaten, Mitarbeitenden und Kundenkontakten auf: Identität, AHV-Nummer, IBAN, Lebensläufe, Zeugnisse, Bewilligungen. Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) verlangt zu wissen, was Sie aufbewahren, seit wann und warum, jeder Person, die ihre Daten verlangt, innert 30 Tagen zu antworten, und nichts länger als nötig zu behalten.
Die Option Verwaltung personenbezogener Daten ergänzt ULTIMATE um ein eigenes Menü DSG, gedacht für die datenschutzverantwortliche Person (DPO): sie prüft, simuliert, exportiert und anonymisiert aus fünf Bildschirmen heraus, ohne je Ihre Statistiken, Ihren historischen Umsatz oder Ihre Abrechnungen anzutasten.
Das Menü DSG
Fünf Bildschirme, um Ihr Verzeichnis zu führen, Anfragen zu beantworten und sauber zu anonymisieren
Zwei Rollen, Aktivierung auf Anfrage
Eine Leserolle für die datenschutzverantwortliche Person (sie prüft, simuliert und exportiert, ohne löschen zu können) und eine Aktionsrolle, auf das Nötigste beschränkt, um eine Pseudonymisierung zu starten, ein Dokument zu löschen oder eine Entsiegelung zu genehmigen. Nie dieselbe Person für Antrag und Genehmigung. Die Aktivierung des Moduls und die Einstellung der Fristen pro Kategorie erfolgen auf Anfrage bei Ihrem ULTIMATE-Kontakt.
Wer macht was
Was die Software übernimmt, was Ihr Prozess bleibt
Das revDSG vermischt werkzeugfähige Pflichten und Organisationspflichten. ULTIMATE deckt die ersten ab und liefert Ihnen das Material für die zweiten: Verzeichnis, Journal, Exporte, Nachweise.
Ihre Agentur
Organisation & Entscheidungen
- 01
Bei der Erhebung informieren
Die Informationspflicht bei der Datenerhebung (Art. 19 bis 21 revDSG) gehört zu Ihren Prozessen. Ihre Datenschutzerklärung kann im Interijob-Portal angezeigt werden.
- 02
Rollen zuweisen
Die Leserolle der datenschutzverantwortlichen Person und die Aktionsrolle einer einzigen Person zuweisen, über die Benutzerverwaltung.
- 03
Über Bearbeitungen entscheiden
Pseudonymisierungen starten, den versiegelten Tresor wählen oder nicht, die Aktivierung der automatischen Bereinigung beantragen und die agentureigenen Aufbewahrungsfristen festlegen.
- 04
Meldung von Verletzungen, Folgenabschätzung
Die Meldung einer Datenschutzverletzung (Art. 24) und die Folgenabschätzung (Art. 22) bleiben interne Prozesse; Zugriffsjournal und Exporte liefern Ihnen das Material dazu.
ULTIMATE
Werkzeuge & Nachweise
- 01
Das Verzeichnis führen
Zählen, nach Alter ordnen und melden, was die gesetzliche Frist überschreitet, Kategorie für Kategorie, mit Rechtsgrundlage und Zweck.
- 02
Anfragen beantworten
Das Verzeichnis auf eine Person filtern, ihr DSAR-Dossier als strukturiertes JSON exportieren, die 30-Tage-Frist jeder Anfrage verfolgen.
- 03
Anonymisieren, ohne Statistiken zu verlieren
Nur pseudonymisieren, was die Aufbewahrungsfrist überschritten hat, Einsätze, Stunden, Margen und Lohnabrechnungen behalten, auf Wunsch versiegeln, bei Fristablauf vernichten.
- 04
Nachweisen
Zugriffsjournal, fälschungssicheres Audit-Journal der Pseudonymisierungen, Spur jedes Exports und jeder Entsiegelung in den Operationen.
Das ist noch nicht alles!
Wie können wir Ihnen weiterhelfen?
Möchten Sie die Option Verwaltung personenbezogener Daten aktivieren?
Vertiefen Sie das Thema mit unserem Whitepaper
Eine klare Zusammenfassung unseres Ansatzes und unserer Erfahrungen, direkt per E-Mail.
Für Ihr Compliance-Register
Welchem Gesetzesartikel entspricht welche Funktion?
Die Orientierungshilfe, um bei einer Kontrolle rasch zu antworten. Gewisse Pflichten liegen naturgemäss ausserhalb der Software (Informationspflicht bei der Erhebung, Meldung von Datenschutzverletzungen, Folgenabschätzung): ULTIMATE liefert Ihnen das Material, nicht den Prozess.
Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten — Art. 12 revDSG (Art. 30 DSGVO)
Der Bildschirm Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten: eine Zeile pro Bearbeitung mit Zweck, Auftragsbearbeiter, Aufbewahrungsdauer und Hosting, für die Standardbearbeitungen vorausgefüllt, exportierbar, mit Überprüfungsdaten.Verhältnismässigkeit und Aufbewahrungsfristen — Art. 6 revDSG, OR Art. 958f, BVG
Die Altersklassen, die roten Zellen « über der Aufbewahrungsfrist », die Pseudonymisierung und die optionale automatische Bereinigung.Auskunftsrecht und Datenportabilität — Art. 25 und 28 revDSG (Art. 15 und 20 DSGVO)
Der Personenfilter und der DSAR-Export als strukturiertes, maschinenlesbares JSON, das auch einen allfälligen versiegelten Tresor und dessen Vernichtungsdatum erwähnt.Kostenlose Antwort innert 30 Tagen — Art. 32 revDSG
Der Bildschirm « DSAR-Anfragen »: jede erfasste Anfrage trägt ihre 30-Tage-Frist, mit visueller Warnung vor und nach Ablauf.Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Zugriffe — Art. 8 revDSG (Art. 32 DSGVO)
Das Zugriffsjournal: wer hat die Daten welcher Person wann und von welcher Netzadresse aus eingesehen, aufgelistet, gedruckt, heruntergeladen oder exportiert.Besonders schützenswerte Daten — Art. 5 Abs. 3 revDSG (Art. 9 DSGVO)
Das Badge « Sensibel » auf den betroffenen Kategorien, zum Beispiel Dokumente, da ein Dossier ein Arztzeugnis enthalten kann.Nachweis der Löschvorgänge — Rechenschaftspflicht, Art. 12 revDSG
Das fälschungssichere Audit-Journal jeder Pseudonymisierung (was, wann, durch wen, nach welchen Kriterien) und die Spur jedes Exports in den Operationen.