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Funktionen

Was deckt SAM ULTIMATE ab?

Die Basislizenz deckt den gesamten Prozess eines Schweizer Personaldienstleisters ab, vom Kundenauftrag bis zum Lohnausweis. Sechs Optionen werden auf Anfrage aktiviert. Diese Seite sagt genau, was in der einen und was in den anderen enthalten ist.

Ein Personaldienstleister macht alles am selben Tag: auf einen Auftrag antworten, eine Kandidatin finden, einen Einsatz zum richtigen GAV-Ansatz eröffnen, Stunden erfassen, fakturieren, Löhne verarbeiten und den Kassen deklarieren. SAM ULTIMATE deckt diese ganze Kette in einem einzigen Werkzeug ab.

Diese Seite listet auf, was in der Basislizenz und was in den Optionen enthalten ist - ohne beides zu vermischen.

Die Basislizenz

Kunden, Aufträge und Akquise

  • Kundendossier mit zwei Bereichen - Kunde/Interessent auf der Placement-Seite, Kunde/Debitor auf der Fakturierungsseite - über eine Synchronisation verbunden
  • Temporär- und Festvermittlungsaufträge, mit Matching-Register: Beruf, Regionen, Schlüsselwörter, gewünschtes Arbeitszeitmodell
  • Start einer Kandidatensuche, vorbefüllt mit den Kriterien des Auftrags
  • Kundentarif, Spesen und Teamstunden automatisch auf die erstellten Einsätze übertragen
  • Baustellen, um Einsätze und Rapporte einem Ort des Kunden zuzuordnen
  • Nachverfolgungen, zuordenbar zu Mitarbeitenden, Kunde, Einsatz, Auftrag oder GAV, mit geplanten Erinnerungen
  • Terminkalender pro Berater: Nachverfolgungen, Einsatzbeginne, Gültigkeit der Bewilligungen, Einsatzmeldungen

Kandidaten und Mitarbeitende

  • Erfassung als Kandidat (verkürzt) oder als vollständiger Mitarbeitender, mit Prüfung der fehlenden Felder bei der Umwandlung
  • Direkter Kontakt per SMS oder E-Mail aus dem Dossier
  • Dokumente nach konfigurierbaren Typen klassiert, mit Verfolgung fehlender Pflichtdokumente
  • Wiederverwendbare Mitarbeitenden-Pools, aus einer gefilterten Suche bildbar
  • Individuelles Planning: Einsätze, Absenzen, Verfügbarkeiten
  • Verfolgung der Fristen von Arbeitsbewilligungen

Einsätze, Verträge und GAV

  • Einsätze nach Stunden, nach Tag oder monatlich, erstellt aus einem Auftrag, aus einer Vorlage oder manuell
  • Einsatzvorlagen, die Kunde, Qualifikation, Tarife und GAV vorbefüllen
  • Datierte GAV-Ansätze: Jeder Vertrag hat eine Historie, und der Einsatz wird nach dem Ansatz tarifiert, der am Datum seines Vertrags gilt
  • Vorauserfassung eines künftigen Ansatzes, der zu seinem Stichtag automatisch in Kraft tritt
  • Massenaktualisierung der aktiven Einsätze bei einem neuen Ansatz, mit Bericht über aktualisierte und übersprungene Einsätze
  • Bezug der offiziellen Mindestlöhne über Tempdata, nach Kanton, Qualifikation und Erfahrung, mit automatischer Übernahme der Bestandteile (Basis, Ferien, Feiertage, 13., Spesen)
  • Koeffizient und Marge in Echtzeit berechnet, bei jedem Speichern neu ermittelt
  • Versand der Einsatz- und Verleihverträge per E-Mail, mit Zählern für Versand und Rücklauf

Stunden, Absenzen und Planning

  • Wochenerfassung der Stunden pro Tag und pro Stundenart, Umschaltung Stunden:Minuten / dezimal, Wochenfüllung « Mo-Fr » mit einem Klick
  • Acht Absenzarten - Krankheit, Unfall, Mutterschaft, Militär, bezahlte Absenz, unbezahlte Absenz, Ferien, Ausfallstunden - stundengenau erfassbar
  • Automatische Pausenberechnung nach der GAV-Regel des Einsatzes
  • Zulagen (Verpflegung, Fahrten, Werkzeug) auf Mitarbeitenden- und Kundenseite verteilt
  • Planning als Zeitachse mit Einsätzen, Absenzen, Rapporten und Verfügbarkeiten, in der Ansicht Team oder Aktivität
  • Übersicht der fehlenden Rapporte über einen Wochenbereich, filterbar nach Niederlassung, Branche, Berater, Mitarbeitenden, Kunde
  • Automatische Sperre eines Rapports, der bereits in Rechnung oder Lohn eingeflossen ist
  • Druck leerer Wochenrapporte, die im Einsatz unterschrieben werden

Fakturierung, Zahlungseingänge und Mahnwesen

  • Massengenerierung aus den validierten Rapporten, über eine monatliche Fakturierungssession
  • 18 Gruppierungsarten für die Zusammenfassung der Rapporte zu Rechnungen, pro Kunde einstellbar und punktuell beim Generieren änderbar
  • Automatische Beilage der unterschriebenen Stundenblätter zur Rechnung, als zusammengeführtes PDF oder als ZIP, je Kunde wählbar
  • QR-Rechnung, Publikation zur Fixierung des offiziellen PDF, Spiegelgutschrift mit einem Klick oder Teilgutschrift Zeile für Zeile
  • Automatischer Abgleich der Zahlungen über die QR-Referenz aus dem Import der Bankdatei CAMT.054, mit Diagnose Zeile für Zeile
  • Automatische Skonti bei kleinen Differenzen, Überzahlungen als Kundenguthaben, Verrechnung mit Gutschriften
  • Mahnwesen auf drei Stufen mit steigenden Fristen, pro Kunde anpassbar, per E-Mail oder in die Druckwarteschlange
  • Forderungs-Dashboard nach Alter und Überschreitung des Kreditlimits
  • Buchhaltungsperioden mit kontrollierter Eröffnung und Schliessung
  • Auswertungen: Umsatz pro Kunde, Debitorensituation, Altersstrukturbilanz, MWST-Abrechnung, durchschnittliche Zahlungsfrist, Liste im Factor-Format

Löhne und Deklarationen

  • Vollständiger monatlicher Lohnlauf: Init, Generierung, Massenberechnung, Publikation, Zahlung, Abschluss, Verbuchung
  • Rückstellungen für Ferien, 13. Monatslohn und Feiertage, freigegeben bei Vertragsende oder Jahresende
  • Quellensteuer pro Kanton: offizielle Tarife geladen, acht Berechnungsmodi, Änderungen mit künftiger Wirkung, rückwirkende Korrekturen und Jahresausgleich
  • Vorschüsse mit automatischen, plafonierten Vorschlägen, Quittung zur Unterschrift und automatischem Abzug vom Lohn
  • Zahlungsdateien pain.001, DTA und OPAE, mit IBAN-Prüfung bei der Eingabe; Checks und Barzahlungen separat geführt
  • Präzise Diagnose der Berechnungsfehler und der Abschlusshindernisse, mit Angabe des zu korrigierenden Dossiers
  • Swissdec: Jahresdeklaration, monatliche Quellensteuerdeklaration, Ein- und Austrittsmeldungen EMA, TariTemp für den Temporärbereich, Lohnkorrektur, BVG-Prognose
  • Dialoge mit den Institutionen in der Anwendung geführt, offizielle Quittungen empfangen, XML-Austausch aufbewahrt
  • Lohnausweise erstellt und per E-Mail an die Mitarbeitenden versendbar

Abrechnungen, Bescheinigungen und Buchhaltung

  • GAV-Abrechnung pro Mitarbeitenden, mit Branchenvarianten für die Stiftung FAR und den Metallbau
  • Monatliche BVG-Abrechnung der Mutationen, exportierbar in fünf Kassenformaten - SwissStaffing 2017, SwissStaffing 2026, Spida, Pro, Patrimonia
  • Statistische SUVA-Abrechnung nach Berufscode, Familienzulagen, Grenzgänger
  • Zwischenverdienstbescheinigung und Arbeitgeberbescheinigung auf den offiziellen Formularen der Arbeitslosenversicherung, im Stapel erstellbar
  • Arbeitszeugnisse nach Ihrer Vorlage, mit Option zur Anonymisierung der Kundennamen
  • Gesetzlicher Jahresbericht über Personalverleih und Personalvermittlung
  • Sechzehn monatliche Lohnjournale und rund fünfzig Kontrollauswertungen
  • Buchungssätze für Fakturierung und Löhne, Debitoren-Hilfskonten, analytische Aufteilung nach Niederlassung und Branche, CSV-Export, Rückbuchung möglich

Steuerung

  • Sechs Dashboards: produzierte Stunden, theoretische Marge, reale Marge, Beraterrangliste, Inkassostand, Nachverfolgungen
  • Produzierte Stunden auf sechs kombinierbaren Achsen aufschlüsselbar - Niederlassung, Berater, Kunde, Branche, Mitarbeitende, Beruf - und anklickbar zum Filtern
  • Theoretische Marge in Echtzeit vor der Verbuchung, reale Marge nach Verbuchung von Rechnungen und Löhnen
  • Personalvermittlung immer vom Temporären getrennt, um den Ertrag nicht zu verfälschen
  • Vorjahresvergleich aktivierbar, mit Delta in Prozent
  • Aufteilung der Stunden zwischen Haupt- und Mitberater bei geteilter Betreuung

Suche, Berechtigungen und Navigation

  • Suchraster mit gespeicherten Profilen - Spalten, Reihenfolge, Filter und Sortierung - und Standardprofil
  • Suche während der Eingabe mit vier Operatoren: implizites UND, ODER, Ausschluss, exakter Ausdruck
  • Druck und Export als PDF oder Excel mit genau den angezeigten Filtern und Spalten
  • 41 Rollen nach Modul gruppiert, mit getrenntem Werkzeug- und Datenzugriff
  • Sichtbarkeitsperimeter pro Berater und pro Team; Kopie der Berechtigungen einer Kollegin mit Vorschau
  • TabFlow: Navigation über Register, von jedem Benutzer aktivierbar, mit Tastenkürzeln
  • Supervision: Journal der Massenverarbeitungen und Liste aller versandten E-Mails

Die kontextbezogene Online-Hilfe

  • Eine kontextbezogene Hilfe in der Anwendung: Von jedem Bildschirm aus öffnet eine Schaltfläche den Leitfaden zu genau diesem Bildschirm, nicht ein allgemeines Inhaltsverzeichnis, in dem man suchen muss
  • Eine durchsuchbare Wissensdatenbank über sieben Bereiche: Placement, Fakturierung, Löhne, Swissdec, Buchhaltung, Administration und Navigation

Die Sicherheitsmassnahmen im Detail - obligatorische Zwei-Faktor-Authentifizierung, Hosting, Sicherungen - stehen auf der Seite Sicherheit.

Die sechs Optionen

Eine Option wird auf Anfrage bei Ihrer Interiware-Kontaktperson aktiviert, nie im Alleingang. Sie werden proportional zu Ihrer Anzahl gleichzeitiger Zugriffe verrechnet - siehe die Seite Preise.

Keine davon ist für den Betrieb der Software nötig: Ein Betrieb kann jahrelang arbeiten, ohne eine einzige zu aktivieren.

Die CV-Analyse mit künstlicher Intelligenz

  • Eine in der Schweiz gehostete KI liest jeden abgelegten Lebenslauf - PDF, Word oder Papierscan über Texterkennung - ohne dass jemand eingreifen muss
  • Sie strukturiert ein freies Dokument zu einem verwertbaren Profil: Zusammenfassung, fachliche und persönliche Kompetenzen, Interessen, Erfahrungen als Zeitleiste, Ausbildung, Sprachen mit Niveau von A1 bis C2, Fahrausweise, Zertifikate
  • Die Verarbeitung läuft im Hintergrund, mit Status und Position in der Warteschlange
  • Der Rohtext des Lebenslaufs bleibt einsehbar, mit dem Datum der Extraktion: Die KI ersetzt die Quelle nicht, sie ergänzt sie
  • Sie korrigieren, was die KI falsch gelesen hat, in der Bearbeitung neben dem Text des Lebenslaufs. Das Profil gilt dann als « Korrigiert », und eine Schaltfläche « KI-Version wiederherstellen » verwirft Ihre Änderungen
  • Der Kandidatenpool wird durchsuchbar nach Kompetenz, persönlichen Fähigkeiten, Sprache mit Mindestniveau, Fahrausweis, Erfahrungsjahren und Ausbildung
  • Jedes Ergebnis trägt einen Relevanzscore von 0 bis 100, relativ zum besten Kandidaten des Suchlaufs, sowie einen Score für die Passung zu einem geplanten Bedarf
  • Die Suche verzeiht Tippfehler, akzeptiert exakte Ausdrücke in Anführungszeichen und Ausschluss über -Wort
  • Die aus dem Lebenslauf extrahierten Kompetenzen bestehen neben Ihren manuellen Schlagwörtern: zwei getrennte Filter, keiner überschreibt den anderen

Was die Software nicht tut

Wir sagen es lieber hier.

Eine Frage zu einem bestimmten Punkt?

Wenn eine Funktion bei Ihnen eine Entscheidung bestimmt - eine Ausschreibung, ein Softwarewechsel, eine Neuorganisation des Backoffice - sagen Sie es uns. Wir antworten auf diesen Punkt, und wir sagen Ihnen offen, wenn er nicht abgedeckt ist.

Häufige Fragen

Was uns Personaldienstleister zum Umfang fragen

  • Braucht es eine zweite Software für die Löhne?
    Nein. Die Lohnverarbeitung gehört zur Basislizenz: monatlicher Lohnlauf, Rückstellungen für Ferien, 13. Monatslohn und Feiertage, Quellensteuer pro Kanton mit Jahresausgleich, Bankdateien, Lohnausweise und die Swissdec-Übermittlung an AHV-Kassen, Familienausgleichskassen, UVG-, UVGZ- und KTG-Versicherer, BVG-Einrichtungen und Steuerverwaltungen. Das ist der Punkt, der ein Personalverleih-ERP von einem reinen Rekrutierungstool unterscheidet.
  • Wendet die Software die Gesamtarbeitsverträge an?
    Ja, und zum richtigen Datum - das ist das eigentliche Thema. Jeder GAV hat eine Historie datierter Ansätze, und der Einsatz wird nach dem Ansatz tarifiert, der am Datum seines Vertrags gilt, nicht am Verarbeitungsdatum. Tritt ein neuer Ansatz in Kraft, berechnet eine Massenaktualisierung die betroffenen aktiven Einsätze neu, mit einem Bericht darüber, was aktualisiert und was übersprungen wurde - und weshalb. Die offiziellen Mindestlöhne werden über Tempdata nach Kanton, Qualifikation und Erfahrung bezogen.
  • Können wir so fakturieren, wie unsere Kunden es verlangen?
    Das ist vorgesehen, und andernorts selten: 18 Gruppierungsarten für die Zusammenfassung der Stundenrapporte zu Rechnungen, pro Kunde einstellbar - pro Mitarbeitenden, pro Woche, pro Baustelle, pro Monat und ihre Kombinationen. Die Art lässt sich auch punktuell beim Generieren ändern, ohne die permanente Einstellung des Kunden anzutasten. Rechnungen bleiben immer nach Niederlassung getrennt. Dasselbe Prinzip gilt für die Beilagen zur Rechnung. Kunden, die unterschriebene Stundenblätter verlangen, erhalten sie automatisch: Die Software fügt Rechnung, Stundenzusammenzug und die bei der Erfassung abgelegten Scans zusammen und versendet sie in dem Format, das dieser Kunde gewählt hat - ein einziges PDF oder ein ZIP mit getrennten Dateien für jene, die Belege einzeln in ihrem eigenen Werkzeug zuordnen. Die Reihenfolge der Beilagen folgt den Rechnungszeilen oder dem Alphabet, nach Wahl. Nur Dokumente der Kategorie « Rapport (facture) » gehen an den Kunden: eine Spesenabrechnung auf demselben Rapport bleibt intern. Eine Option kann die Erstellung einer Rechnung sogar blockieren, solange einem ihrer Rapporte der Beleg fehlt. Einzige bewusste Ausnahme: eBill transportiert immer nur die Rechnung, da das PostFinance-Netz strikte Grössenlimiten vorgibt.
  • Was ist in der Basislizenz und was ist Option?
    Die Basislizenz deckt den gesamten Prozess ab: Verkauf, Kandidaten, Einsätze, Stunden, GAV, Fakturierung, Zahlungseingänge, Mahnwesen, Löhne, Deklarationen, Buchhaltung und Steuerung. Die sechs Optionen decken konkrete Bedürfnisse - Portal zur Arbeitszeiterfassung für Temporärmitarbeitende, CV-Analyse, elektronische Signatur, E-Rechnung eBill, Inkasso-Anbindung, Kandidatenimport über API. Keine davon ist für den Betrieb nötig: Ein Betrieb kann jahrelang arbeiten, ohne eine einzige zu aktivieren.
  • Wie werden die Optionen verrechnet?
    Proportional zu Ihrer Anzahl gleichzeitiger Zugriffe, nicht als Pauschale, denn diese Zahl bildet Ihr Aktivitätsvolumen ab. Nützliche Folge: Sie profitieren von derselben Degression wie die Lizenz, ihre Kosten pro Zugriff sinken, je mehr Zugriffe Sie beziehen. Eine Option wird auf Anfrage bei Ihrer Interiware-Kontaktperson aktiviert, nie im Alleingang.
  • Wie viele offizielle Dokumente erstellt die Software?
    Rund fünfzig, jeweils im Format, das die Empfängerin erwartet. Die wichtigsten: GAV-Abrechnung pro Mitarbeitenden mit den Branchenvarianten für die Stiftung FAR und den Metallbau, monatliche BVG-Abrechnung in fünf Kassenformaten exportierbar, statistische SUVA-Abrechnung nach Berufscode, Zusammenzug der Familienzulagen, Grenzgängerabrechnung, Zwischenverdienstbescheinigung und Arbeitgeberbescheinigung auf den offiziellen Formularen der Arbeitslosenversicherung, Arbeitszeugnisse, Lohnausweise und der gesetzliche Jahresbericht über Personalverleih und Personalvermittlung.
  • Lässt sich die Marge pro Einsatz und pro Berater verfolgen?
    Ja, und auf zwei Zeitachsen. Die theoretische Marge erscheint in Echtzeit, solange die Lohnperiode nicht verbucht ist - nützlich für die Steuerung des laufenden Monats. Die reale Marge steht fest, sobald Rechnungen und Löhne verbucht sind, und lässt sich nach Niederlassung, Berater, Kunde oder Branche aufschlüsseln. Die Personalvermittlung wird immer vom Temporären getrennt, um den Ertrag nicht zu verfälschen. Koeffizient und Marge eines Einsatzes werden ab seiner Erstellung in Echtzeit berechnet.