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Sicherheit

Wie sind Ihre Daten geschützt ?

Ein persönliches Konto pro Person mit obligatorischer Zwei-Faktor-Authentifizierung, Berechtigungen nach Funktion, und Daten, die in der Schweiz gehostet und gesichert werden. Diese Seite sagt genau wie - und was in Ihrer Verantwortung bleibt.

Ein Personaldienstleister bearbeitet pro Mitarbeitenden mehr Personendaten als die meisten Unternehmen: AHV-Nummern, Bankverbindungen, Arbeitsbewilligungen, Zeugnisse. Diese Seite beschreibt die bestehenden Massnahmen - mit überprüfbaren Fakten statt mit Adjektiven.

Ein Konto pro Person, und eine obligatorische Zwei-Faktor-Authentifizierung

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat ein eigenes persönliches Konto - eigene Zugangsdaten, eigene Berechtigungen, eigene Nachvollziehbarkeit.

Der Zugang verlangt zwei Faktoren, ohne Ausnahme:

Das ist keine Option, die ein Betrieb deaktivieren kann. Viele Anbieter bieten Zwei-Faktor-Authentifizierung an; wenige schreiben sie vor.

Warum geteilte Konten hier nicht existieren

Bei einer Lizenz pro benanntem Benutzer verleitet das Sparen von Lizenzen dazu, ein Konto unter mehreren Personen zu teilen. Dieser weit verbreitete Reflex schafft drei Probleme auf einmal: ein Passwort, das herumgeht, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die ihren Sinn verliert - ein Konto zu teilen heisst, das Telefon zu teilen, das den Code empfängt - und Berechtigungen, die sich an der privilegiertesten Person der Gruppe orientieren.

Das Ergebnis ist der Verlust jeder Nachvollziehbarkeit: Niemand kann mehr sagen, wer das Dossier einer Temporärmitarbeiterin eingesehen oder eine Lohnliste exportiert hat.

Bei uns wird die Lizenz nach gleichzeitigem Zugriff verrechnet, und die Anzahl Konten ist unbegrenzt. Eine Person hinzuzufügen kostet nichts, also gibt es keinen Grund, einen Zugang zu teilen. Gute Sicherheitspraxis und wirtschaftliches Interesse zeigen in dieselbe Richtung - die einzige verlässliche Art, eine Sicherheitsregel über die Jahre durchzuhalten.

Wer sieht was: 41 Rollen, und ein Perimeter pro Berater

Zwei Mechanismen überlagern sich, und es lohnt sich, sie zu unterscheiden.

Die Rollen bestimmen, was eine Person tun kann. Es gibt 41, gruppiert nach Modul - Placement, Fakturierung, Lohn, SwissDec, Administration - und in wiederkehrenden Familien organisiert: Nur-Lesen, Lesen und Schreiben, Druck und Kommunikation, Verbuchung und Perioden, Modulverwaltung, Auswertungen und Statistiken. Jede Rolle trägt zwei ausdrückliche Beschreibungen: den Werkzeugzugriff (Bildschirme und Schaltflächen) und den Datenzugriff (die Sichtbarkeit).

Der Perimeter bestimmt, auf welchen Dossiers. Jedes Konto ist einem Hauptberater zugeordnet, allenfalls weiteren Beratern und Teams. Diese Zuordnung steuert, was sichtbar ist: Einsätze, Aufträge, Stundenrapporte, Nachverfolgungen, Planning, Meldungen. Ein Konto ohne Berater und ohne Team sieht keine Daten.

Der Perimeter wirkt bis in die Anzeigedetails: Im Planning erscheint ein Einsatz ausserhalb des Perimeters als « Besetzt », ohne Kunde, Mitarbeitenden oder Art des Einsatzes zu nennen. Die Verfügbarkeitsinformation kommt durch, die Personendaten nicht.

Für ein neues Konto können Sie die Berechtigungen einer Kollegin kopieren, die dieselbe Funktion ausübt, mit einer Vorschau der hinzugefügten und entfernten Rollen vor der Anwendung - was den klassischen Fehler der aus Unachtsamkeit erteilten Berechtigung vermeidet.

Der Austritt einer Mitarbeiterin

Das ist der Moment, in dem Verwaltungssoftware üblicherweise die Spur von etwas verliert.

Das Löschen eines Beraters verlangt die Bezeichnung einer Nachfolge: Kunden, Mitarbeitende, Einsätze, Aufträge und Nachverfolgungen werden ihr zugewiesen. Kein Dossier bleibt herrenlos.

Und die Aktivitätshistorie bleibt dem Berater zugeordnet, nicht dem Benutzerkonto. Sie überlebt also das Löschen des Kontos und bleibt einsehbar, indem dieser Berater in den Perimeter eines anderen Benutzers gestellt wird. Genau das will eine Kontrolle sehen.

Wo Ihre Daten liegen

« Über vier Monate unveränderlich » verdient eine Erklärung, denn das ist die Massnahme, die gegenüber Ransomware zählt: Während dieser Frist kann eine Sicherung weder verändert noch gelöscht werden, auch nicht von uns.

Das Portal zur Arbeitszeiterfassung, ein getrenntes System

Interijob, wo Ihre Temporärmitarbeitenden ihre Stunden erfassen und ihre Einsatzverträge herunterladen, ist nicht die Verwaltungsanwendung. Es ist ein getrenntes System: eigene Datenbank, in der Schweiz gehostet, Zugang über HTTPS, Datenbanken und Ablagen nicht öffentlich.

Diese Trennung ist selbst eine Sicherheitsmassnahme: Ein Zugang zum Temporärportal öffnet auf der Verwaltungsseite nichts. Welche Daten auf welcher Seite bearbeitet werden, steht Kategorie für Kategorie auf unserer Seite revDSG-Konformität.

Was aufgezeichnet wird

Der Austausch nach aussen

Jeder ausgehende Fluss läuft über einen identifizierten Kanal, nicht über einen manuellen Export, der verloren geht.

Was in Ihrer Verantwortung bleibt, nicht in der der Software

Wir schreiben es lieber hier hin, als es Sie entdecken zu lassen.

Pflicht Wer sie trägt
Informationspflicht bei der Beschaffung (Art. 19 bis 21 DSG) Ihre internen Prozesse
Meldung von Datensicherheitsverletzungen (Art. 24 DSG) Ihre internen Prozesse
Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 22 DSG) Ihre internen Prozesse
Information der Mitarbeitenden über Systeme, die sie betreffen Ihre internen Prozesse

Die Software liefert Ihnen die Substanz - persönliche Konten, Berechtigungen nach Funktion, Sichtbarkeitsperimeter, Journale, Exporte, Hosting in der Schweiz. Sie macht Sie nicht konform, und wir weigern uns, das zu schreiben.

Unsere rechtliche Stellung

Interiware ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 5 Bst. j DSG und nicht Auftragsbearbeiter. Wir sind an der Beschaffung nicht beteiligt: Die Daten, die wir bearbeiten, stammen von Ihnen.

Eine zentrale Kontaktstelle beantwortet jede Frage zum Datenschutz: support@interiware.com, +41 22 919 10 59.

Alle Einzelheiten - Datenkategorien, Zwecke, Aufbewahrungsfristen, Vorgehen bei einer Verletzung - sind auf unserer Seite revDSG-Konformität veröffentlicht.

Häufige Fragen

Was uns Personaldienstleister zur Sicherheit fragen

  • Ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung obligatorisch oder optional?
    Obligatorisch. Es ist keine Option, die ein Betrieb aktiviert oder deaktiviert: Jeder Zugang zu SAM ULTIMATE verlangt ein starkes Passwort und einen zweiten Faktor. Zwei Wege stehen offen - ein Einmalcode, der auf dem Mobiltelefon der Mitarbeiterin erzeugt wird (Google Authenticator), oder eine Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung über SwissID. Viele Anbieter bieten Zwei-Faktor-Authentifizierung an; wenige schreiben sie vor.
  • Lässt sich einschränken, was jemand sieht - und nicht nur, was er tun kann?
    Ja, und beides ist getrennt. Jede Rolle trägt einen Werkzeugzugriff - welche Bildschirme und Schaltflächen - und einen Datenzugriff - welche Dossiers. Dazu kommt der Perimeter: Jedes Konto ist einem Personalberater zugeordnet, allenfalls weiteren Beratern und Teams, und diese Zuordnung bestimmt die sichtbaren Dossiers. Ein Konto ohne Berater und ohne Team sieht keine Daten. Im Planning erscheint ein Einsatz ausserhalb des Perimeters als « Besetzt », ohne Kunde oder Mitarbeitenden zu nennen.
  • Wo werden unsere Daten gehostet?
    In der Schweiz. Die Datenbank wird auf Google Cloud Platform Zürich gehostet. Die Sicherungen erfolgen täglich auf GCP Storage Zürich und sind über vier Monate unveränderlich - sie können vor Ablauf weder verändert noch gelöscht werden, auch nicht von uns. Die Speicherbereiche sind auf drei Rechenzentren der Region europe-west6 (a, b und c) verteilt. Die Speicherung ist verschlüsselt, und weder die Datenbanken noch die Dateiablagen sind öffentlich zugänglich.
  • Was passiert, wenn eine Mitarbeiterin den Betrieb verlässt?
    Ihr Konto wird deaktiviert, und das Löschen eines Beraters verlangt die Bezeichnung einer Nachfolge: Kunden, Mitarbeitende, Einsätze, Aufträge und Nachverfolgungen werden ihr zugewiesen, kein Dossier bleibt herrenlos. Wichtig für eine Kontrolle: Die Aktivitätshistorie bleibt dem Berater zugeordnet und nicht dem Konto - sie geht also nicht verloren, wenn das Konto verschwindet.
  • Wie viele Rollen gibt es, und müssen sie einzeln konfiguriert werden?
    41 Rollen, gruppiert nach Modul - Placement, Fakturierung, Lohn, SwissDec, Administration - und in wiederkehrenden Familien organisiert: Nur-Lesen, Lesen und Schreiben, Druck und Kommunikation, Verbuchung, Modulverwaltung, Auswertungen. Für eine neue Mitarbeiterin können Sie die Berechtigungen einer Kollegin mit derselben Funktion kopieren, mit einer Vorschau der hinzugefügten und entfernten Rollen vor der Anwendung.
  • Gilt für das Portal zur Arbeitszeiterfassung dasselbe Regime?
    Nein, und das ist gewollt. Interijob, das Portal, auf dem Ihre Temporärmitarbeitenden ihre Stunden erfassen, ist ein vom Verwaltungssystem getrenntes System: eigene Datenbank, in der Schweiz gehostet, Zugang über HTTPS, Datenbanken und Ablagen nicht öffentlich. Diese Trennung ist selbst eine Sicherheitsmassnahme - ein Zugang zum Portal öffnet auf der Verwaltungsseite nichts. Welche Daten auf welcher Seite bearbeitet werden, steht im Detail auf unserer Seite zur revDSG-Konformität.
  • Kann Interiware unsere Daten einsehen?
    Unsere Support-Teams handeln im Rahmen der Wartung und der Unterstützung, die Sie bei uns anfordern. Interiware ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 5 Bst. j DSG und nicht Auftragsbearbeiter - wir sagen das ausdrücklich auf unserer Konformitätsseite, mit der zentralen Kontaktstelle für alle Fragen zum Datenschutz. Wenn Ihre interne Richtlinie eine schriftliche Zusicherung dazu verlangt, fordern Sie sie bei uns an.
  • Macht die Software uns revDSG-konform?
    Nein, und wir weigern uns, das zu schreiben. Die Software liefert Ihnen die Substanz: persönliche Konten, Berechtigungen nach Funktion, einen Sichtbarkeitsperimeter, Journale, Exporte und ein Hosting in der Schweiz. Die Informationspflicht bei der Beschaffung (Art. 19 bis 21), die Meldung von Datensicherheitsverletzungen (Art. 24) und die Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 22) liegen bei Ihren internen Prozessen. Keine Software kann sie an Ihrer Stelle tragen.