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Fonctionnalités

Que couvre SAM ULTIMATE ?

Le socle couvre le métier complet d'une agence de placement suisse, de la commande client au certificat de salaire. Six options s'activent à la demande. Cette page dit précisément ce qui est dans l'un et dans l'autre.

Une agence de placement fait tout dans la même journée : répondre à une commande, trouver un candidat, ouvrir une mission au bon tarif CCT, saisir des heures, facturer, produire des salaires et déclarer aux caisses. SAM ULTIMATE couvre cette chaîne entière dans un seul outil.

Cette page liste ce qui est dans le socle et ce qui est en option, sans mélanger les deux.

Le socle

Clients, commandes et prospection

  • Fiche client à double volet - Client/Prospect côté placement, Client/Débiteur côté facturation - reliés par une synchronisation
  • Commandes temporaires et commandes de placement fixe, avec onglet Matching : profession, régions, mots-clés, horaire désiré
  • Lancement d’une recherche de candidats pré-remplie avec les critères de la commande
  • Tarif client, frais et heures d’équipe propagés automatiquement aux missions créées
  • Chantiers pour rattacher missions et rapports à un lieu du client
  • Suivis rattachables à un employé, client, mission, commande ou CCT, avec rappels programmés
  • Calendrier des échéances par conseiller : suivis, débuts de mission, validité des permis, alertes mission

Candidats et employés

  • Création en mode candidat (saisie allégée) ou employé complet, avec contrôle des champs manquants à la transformation
  • Contact direct par SMS ou e-mail depuis la fiche
  • Documents classés par types configurables, avec suivi des pièces obligatoires manquantes
  • Pools d’employés réutilisables, constituables depuis une recherche filtrée
  • Planning individuel : missions, absences, disponibilités
  • Suivi des échéances de permis de travail

Missions, contrats et CCT

  • Missions horaires, à la journée ou mensualisées, créées depuis une commande, depuis un modèle ou manuellement
  • Modèles de mission pré-remplissant client, qualification, tarifs et CCT
  • Barèmes CCT datés : chaque convention a un historique, et la mission est tarifée au barème en vigueur à la date de son contrat
  • Saisie anticipée d’un barème à venir, qui entre en vigueur automatiquement à sa date d’effet
  • Mise à jour en masse des missions actives à l’arrivée d’un nouveau barème, avec rapport détaillant les missions mises à jour, ignorées et pourquoi
  • Récupération des salaires minimaux officiels via Tempdata, selon canton, qualification et expérience, avec report automatique des composantes (base, vacances, jours fériés, 13ᵉ, frais)
  • Coefficient et marge calculés en direct, recalculés à chaque enregistrement
  • Envoi des contrats de mission et de location par e-mail, avec compteurs d’envoi et de retour

Temps, absences et planning

  • Saisie hebdomadaire des heures par jour et par type, avec bascule heures:minutes / décimal et remplissage « Lu-Ven » en un clic
  • Huit types d’absence - maladie, accident, maternité, militaire, absence payée, absence non payée, vacances, heures chômées - saisissables à l’heure près
  • Calcul automatique des pauses selon la règle CCT de la mission
  • Indemnités (repas, déplacements, outillage) réparties côté employé et côté client
  • Planning sur ligne de temps réunissant missions, absences, rapports et disponibilités, en vue Équipe ou Activité
  • État des rapports manquants sur une plage de semaines, filtrable par agence, secteur, conseiller, employé, client
  • Verrouillage automatique d’un rapport déjà parti en facture ou en paie
  • Impression des feuilles de rapport vierges à faire signer sur le terrain

Facturation, encaissement et recouvrement

  • Génération en masse depuis les rapports validés, par session de facturation mensuelle
  • 18 modes de regroupement des rapports en factures, réglables par client, et modifiables ponctuellement au moment de générer
  • Jonction automatique des feuilles d’heures signées à la facture, en PDF fusionné ou en ZIP, au choix de chaque client
  • QR-facture, publication figeant le PDF officiel, notes de crédit miroir en un clic ou avoirs partiels ligne à ligne
  • Rapprochement automatique des paiements par référence QR depuis l’import du fichier bancaire CAMT.054, avec diagnostic ligne par ligne
  • Escomptes automatiques sur les petits écarts, trop-perçus mis en crédit client, compensations par notes de crédit
  • Rappels sur trois niveaux à délais croissants, personnalisables par client, envoyés par e-mail ou mis en file d’impression
  • Tableau de bord des créances par ancienneté et dépassement de limite de crédit
  • Périodes comptables avec ouverture et fermeture contrôlées
  • Éditions : chiffre d’affaires par client, situation débiteur, balance âgée, décompte de TVA, délai moyen de paiement, liste au format factor

Salaires et déclarations

  • Cycle de paie mensuel complet : Init, génération, calcul en masse, publication, paiement, clôture, comptabilisation
  • Provisions vacances, 13ᵉ salaire et jours fériés, libérées en fin de contrat ou en fin d’année
  • Impôt à la source par canton : barèmes officiels chargés, huit modes de calcul, changements à effet futur, corrections rétroactives et péréquation annuelle
  • Acomptes avec propositions automatiques plafonnées, quittance à signer et retenue automatique sur le salaire
  • Fichiers de paiement pain.001, DTA et OPAE, avec contrôle de l’IBAN à la saisie ; chèques et espèces gérés à part
  • Diagnostic précis des erreurs de calcul et des blocages de clôture, avec la fiche à corriger indiquée
  • Swissdec : déclaration annuelle, déclaration mensuelle d’impôt à la source, annonces d’entrée et de sortie EMA, TariTemp propre au travail temporaire, correction de salaire, prévision LPP
  • Dialogues avec les institutions traités dans l’application, quittances officielles reçues, échange XML conservé
  • Certificats de salaire générés et envoyables par e-mail aux employés

Décomptes, attestations et comptabilité

  • Décompte CCT par employé, avec variantes sectorielles pour la fondation FAR et la métallurgie du bâtiment
  • Décompte LPP mensuel des mutations, exportable dans cinq formats de caisse - SwissStaffing 2017, SwissStaffing 2026, Spida, Pro, Patrimonia
  • Décompte statistique SUVA par code profession, allocations familiales, frontaliers
  • Attestation de gain intermédiaire et attestation de l’employeur sur les formulaires officiels de l’assurance chômage, générables en lot
  • Certificats de travail sur votre modèle, avec option d’anonymisation des noms de clients
  • Rapport annuel légal de location de services et de placement fixe
  • Seize journaux mensuels de paie, et une cinquantaine d’extractions de contrôle
  • Écritures comptables de facturation et de salaires, comptes auxiliaires débiteurs, ventilation analytique par agence et secteur, export CSV, décomptabilisation possible

Pilotage

  • Six tableaux de bord : heures produites, marge théorique, marge réelle, palmarès des conseillers, état de recouvrement, suivis
  • Heures produites ventilables sur six axes combinables - agence, conseiller, client, secteur, employé, profession - et cliquables pour filtrer
  • Marge théorique en temps réel avant comptabilisation, marge réelle une fois factures et salaires comptabilisés
  • Placement fixe toujours isolé du temporaire, pour ne pas fausser le rendement
  • Comparatif à l’année précédente activable, avec delta en pourcentage
  • Répartition des heures entre conseiller principal et conseiller partagé en co-gestion

Recherche, droits et navigation

  • Grilles de recherche avec profils sauvegardés - colonnes, ordre, filtres et tri - et profil par défaut
  • Recherche au fil de la frappe avec quatre opérateurs : ET implicite, OU, exclusion, expression exacte
  • Impression et export PDF ou Excel avec exactement les filtres et colonnes affichés
  • 41 rôles groupés par module, avec accès outils et accès données distincts
  • Périmètre de visibilité par conseiller et par équipe ; copie des permissions d’un collègue avec aperçu
  • TabFlow : navigation par onglets, activable par chaque utilisateur, avec raccourcis clavier
  • Supervision : journal des opérations de masse et liste de tous les e-mails émis

L’aide en ligne contextuelle

  • Une aide contextuelle dans l’application : depuis n’importe quel écran, un bouton ouvre le guide de cet écran, pas un sommaire général où il faut chercher
  • Une base de connaissances consultable, couvrant sept domaines : placement, facturation, salaires, Swissdec, comptabilité, administration et navigation

Le détail des mesures de sécurité - double authentification obligatoire, hébergement, sauvegardes - est sur la page sécurité.

Les six options

Une option s’active sur demande auprès de votre contact Interiware, jamais en autonomie. Elles sont tarifées proportionnellement à votre nombre d’accès simultanés - voir la page tarifs.

Aucune n’est nécessaire au fonctionnement du logiciel : une agence peut travailler des années sans en activer une seule.

L’analyse de CV par intelligence artificielle

  • Une IA hébergée en Suisse lit chaque CV déposé - PDF, Word, ou scan papier par reconnaissance de caractères - sans qu’aucun collaborateur ait à intervenir
  • Elle restructure un document libre en profil exploitable : résumé, compétences techniques et savoir-être, loisirs, expériences en frise chronologique, formation, langues avec niveau de A1 à C2, permis, certifications
  • Le traitement se fait en arrière-plan, avec son statut et sa position dans la file affichés
  • Le texte brut du CV reste consultable, avec sa date d’extraction : l’IA ne remplace pas la source, elle s’y ajoute
  • Vous corrigez ce que l’IA a mal lu, en édition côte à côte avec le texte du CV. Le profil passe alors en « Corrigé », et un bouton « Restaurer la version IA » annule vos retouches
  • Le vivier devient cherchable par compétence, savoir-être, langue avec niveau minimum, permis, années d’expérience et formation
  • Chaque résultat porte un score de pertinence de 0 à 100, relatif au meilleur candidat du lot, et un score d’adéquation à un besoin planifié
  • La recherche tolère les fautes de frappe, accepte les expressions exactes entre guillemets et l’exclusion par -mot
  • Les compétences extraites du CV coexistent avec vos mots-clés de classement manuel : deux filtres distincts, aucun n’écrase l’autre

Ce que le logiciel ne fait pas

Nous préférons le dire ici.

Une question sur un point précis ?

Si une fonctionnalité conditionne une décision chez vous - un appel d’offres, un changement de logiciel, une réorganisation du back-office - dites-le nous. Nous vous répondrons sur ce point précis, et nous vous dirons honnêtement si ce n’est pas couvert.

Questions fréquentes

Ce que les agences nous demandent sur le périmètre

  • Faut-il un second logiciel pour les salaires ?
    Non. Le moteur de salaires fait partie du socle : cycle de paie mensuel, provisions vacances, 13ᵉ salaire et jours fériés, impôt à la source par canton avec péréquation annuelle, fichiers de paiement bancaires, certificats de salaire, et transmission Swissdec aux caisses AVS, aux caisses d'allocations familiales, aux assureurs LAA, LAAC et indemnités journalières, aux institutions LPP et aux administrations fiscales. C'est le point qui distingue un ERP de placement d'un simple outil de recrutement.
  • Le logiciel applique-t-il les conventions collectives ?
    Oui, et à la bonne date, ce qui est le vrai sujet. Chaque CCT a un historique de barèmes datés, et la mission est tarifée d'après le barème en vigueur à la date de son contrat, pas à la date du traitement. Quand un nouveau barème entre en vigueur, une mise à jour en masse recalcule les missions actives concernées, avec un rapport détaillant ce qui a été mis à jour, ignoré et pourquoi. Les salaires minimaux officiels sont récupérés depuis Tempdata selon le canton, la qualification et l'expérience.
  • Peut-on facturer comme nos clients le demandent ?
    C'est prévu, et c'est rarement le cas ailleurs : 18 modes de regroupement des rapports d'heures en factures, réglables client par client - par employé, par semaine, par chantier, par mois, et leurs combinaisons. Le mode se change aussi ponctuellement au moment de générer, sans toucher au réglage permanent du client. Les factures restent toujours séparées par agence. Le même principe vaut pour les pièces qui accompagnent la facture. Les clients qui exigent les feuilles d'heures signées les reçoivent automatiquement : le logiciel assemble la facture, le récapitulatif des heures et les scans déposés à la saisie, puis les envoie dans le format que ce client a choisi - un PDF unique, ou un ZIP à fichiers séparés pour ceux qui rattachent les justificatifs un par un dans leur propre outil. L'ordre des pièces suit les lignes de la facture ou l'ordre alphabétique, au choix. Seules les pièces classées en catégorie « Rapport (facture) » partent au client : une note de frais déposée sur le même rapport reste interne. Une option peut même bloquer la génération d'une facture tant qu'un de ses rapports n'a pas sa pièce justificative. Seule exception, assumée : l'eBill transporte toujours la facture seule, les limites de taille du réseau PostFinance l'imposant.
  • Qu'est-ce qui est dans le socle et qu'est-ce qui est en option ?
    Le socle couvre le métier complet : commercial, candidats, missions, heures, CCT, facturation, encaissement, recouvrement, salaires, déclarations, comptabilité et pilotage. Les six options répondent à des besoins précis - portail de saisie des heures pour les intérimaires, analyse de CV, signature électronique, facture électronique eBill, connexion au recouvrement, API d'import de candidats. Aucune n'est nécessaire au fonctionnement : une agence peut travailler des années sans en activer une seule.
  • Comment les options sont-elles facturées ?
    Proportionnellement à votre nombre d'accès simultanés, et non au forfait, parce que ce nombre reflète votre volume d'activité. Conséquence utile : elles bénéficient de la même dégressivité que la licence, leur coût par accès diminue à mesure que votre nombre d'accès augmente. Une option s'active sur demande auprès de votre contact Interiware, jamais en autonomie.
  • Combien de documents officiels le logiciel produit-il ?
    Une cinquantaine, dans le format attendu par chaque destinataire. Les principaux : décompte CCT par employé avec ses variantes sectorielles pour la fondation FAR et la métallurgie du bâtiment, décompte LPP mensuel exportable dans cinq formats de caisse, décompte statistique SUVA par code profession, récapitulatif des allocations familiales, décompte des frontaliers, attestation de gain intermédiaire et attestation de l'employeur sur les formulaires officiels de l'assurance chômage, certificats de travail, certificats de salaire, et le rapport annuel légal de location de services et de placement fixe.
  • Peut-on suivre la marge par mission et par conseiller ?
    Oui, et sur deux temps. La marge théorique s'affiche en temps réel tant que la période de salaire n'est pas comptabilisée - utile pour piloter le mois en cours. La marge réelle est établie une fois les factures et les salaires comptabilisés, et se ventile par agence, conseiller, client ou secteur. Le placement fixe est toujours isolé du temporaire pour ne pas fausser le rendement. Le coefficient et la marge d'une mission se calculent en direct dès sa création.